これまでに借りていた事務所から何らかの理由でオフィス移転しなければならない場合があります。その場合にはなるべく早めに移転先の住所を公表しておくと慌てずに済みます。移転後も混乱が起こらないように住所や連絡先を提示しておくようにし、ホームページを持っている場合にはそのことを掲載しておくと良いものです。現在契約中の契約内容によって手続きも変わって来ます。オフィス家具や什器・備品なども古くなって処分するべきものがある場合はこれを分別しておいて引越し業者が来るまでに下取りしてもらったり廃棄処分をするように段取りしておきます。大切な書類は整理しておいて分かりやすくリストを作っておくと良いものです。大切な情報は漏洩しないようにシュレッダーなどで処理しておきます。計画とか業者との折衝、契約書類雄の確認とチェックなど順序を追ってスムーズに進められるように段取りを行います。

移転に伴ってかかって来る費用については

オフィス移転には仲介手数料や敷金・保証金、礼金、前家賃、火災保険、保証委託料、そして引越し料金がかかって来ます。現在の事務所の退去の際には貸主側と立会いを行い、原状回復義務違反がないか調査が行われます。これらの細かな内容は契約書に記載されていることも多いものです。従って後から付け足したものは取り外しておかなければなりません。それでもこれに要する費用が必要な場合は見積書が提出され、これを支払い、敷金からこれらの額が差し引かれることになります。移転先で契約を行う際には床面積は共用部分も含むグロス契約なのかネット契約なのかもチェックし、場合によっては値引き交渉を行うこともあります。そしてエレベーターの基数や同じビルに入居している他社はどういう職種であるのかも知っておくことが大切です。

移転に伴う手続きについては早めに準備することが大切です

オフィス移転は人数や規模によって費用や広さが違って来ます。一般的には1人当たり2坪から4坪は必要とされています。規模の大きな場合にはオフィスデザインを必要な室と動線、デスクや家具、OA機器設備や内装、配線工事とともに施工することになりますので、この部分を専門業者に任せることもあります。作業効率の上がる効果的な配置とデザインをこれまでの実績や経験から行ってくれます。築年数の長いビルの場合には耐震基準が1981年以降の新基準に対応していることを確認しておく必要もあります。官公庁への届け出事項も多いものですから移転の1ヶ月前ぐらいから動き始めるようにしたいものです。方法と時期、必要な書類が何であるかを書き出しておくと良いものです。電話やインターネットのプロバイダーの手続きは約1ヶ月かかることもありますし、事務機器のリースを行っている場合には名義変更などの手続きが必要になる場合があります。

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